karaDox™ Dokumentumkezelő 2

A KARÁDI által SharePoint keretrendszerben fejlesztett dokumentumkezelő rendszer webes felületen érhető el az arra jogosult felhasználók számára.

A rendszer 2 modulból áll – kezdőlap modul és dokumentumkezelő modul -, melyek között az ún. hivatkozáspult segítségével lehet lépkedni. 

Kezdőlap modul

A kezdőlap modulban vannak nyilvántartva azok az adatok, melyek minden egyéb modulban használatosak lesznek. Ezek a következők:

   - felhasználók adatai,
   - szervezeti egységek adatai,
   - cég alapadatai,
   - helyettesítések,
   - határidők beállításai.

A kezdőlap adatait csak az adminisztrátor felhasználó módosíthatja, kezelheti.

Helyettesítések

A helyettesítést bármely felhasználó rögzítheti, akinek van a SharePoint felület kezeléséhez jogosultsága. A helyettesítések lista alatt található Új elem hozzáadása gombbal vihető fel egy helyettesítés.

A felületen ki kell tölteni a helyettesítés okát, kezdetét és végét, valamint a helyettesítő és helyettesített felhasználót. Amennyiben a helyettesített felhasználó nincs kitöltve, akkor automatikusan a kitöltő felhasználó lesz az.

A mentés után a SharePoint alapú dokumentumkezelő rendszer kezdőlap modulja a beállított kezdő és befejező időpont között a helyettesített felhasználónak küldött vagy már meglévő, nem végrehajtott feladatait átadja a helyettesítő felhasználónak.

A helyettesítés lejártakor az el nem végzett feladatokat a helyettesített felhasználó visszakapja, valamint kap egy e-mailértesítést a távollétében nevében végrehajtott feladatokról.

Határidők beállításai

A határidők listában találhatóak az egyes feladattípushoz tartozó határidők napokban. Egy új feladat létrehozásakor a feladat határidejét az aktuális dátumhoz hozzáadott, ebben a listában található érték adja meg. A határidők a SharePoint felületén módosíthatóak és az újonnan kiosztott feladatok esetében már érvényesek lesznek.

Dokumentumkezelő modul

A SharePoint keretben fejlesztett dokumentumkezelő modulban az alábbi nyilvántartások és kapcsolódó funkciók vannak megvalósítva:

   - Változási kérelmek és kezelésük
   - Minőségügyi dokumentumok és kezelésük
   - Feladatok

A dokumentumkezelő modul kezdőoldalán a felhasználó két listát lát. Az elsőben a felhasználó nyitott, elvégzendő feladatai vannak listázva, a másik lista a rendszerbe feltöltött problémás, valamilyen szempontból hibás hivatkozásokat tartalmazó dokumentumokat mutatja.

     1.Változási kérelem

A változási kérelmet bármely, a SharePoint felületének kezelésére jogosult felhasználó bármikor létrehozhatja. A kérelem tulajdonképpen egy javaslat a minőségügyi felelősnek, jellemzően a munkájához kapcsolódóan.

Változási kérelem létrehozása

A menüpontok közül a Változási kérelem segítségével megjeleníthetőek az eddig felvitt kérelmek. Új kérelem az Új elem hozzáadása link segítségével hozható létre.

A linkre kattintás után megjelenő új változási kérelem űrlap értelemszerű kitöltését és mentését követően a minőségügyi vezető e-mailértesítést kap az új változási kérelemről, valamint egy feladatot is, melyet a kezdőlapján vagy a Saját feladataim menüpont alatt elér.

A feladat lezárásakor a rendszer az alábbi adatokat kéri a minőségügyi vezetőtől:

   -  Döntés: elutasítás esetén a változási kérelem elutasításra kerül, lezárás esetében elfogadásra.
   - Az indoklás mezőbe ki kell tölteni a megfelelő indokokat.

A döntésről az indoklással együtt e-mailértesítést kap a bejelentő felhasználó.

A SharePoint alapokon kialakított dokumentumkezelő rendszerben lévő dokumentumok a bal oldali menü Dokumentumok linkjére kattintva érhető el. Ekkor megjelennek a rendszerben lévő dokumentumok a tartalom típusának megfelelő csoportosításban.

A lista a dokumentumok alapadatait – dokumentumszám, státusz, utolsó revízió dátuma, revízió száma – is tartalmazza.

A listában lévő jóváhagyott dokumentumok a felhasználók által nem módosíthatóak, csak olvashatóak.

A dokumentumokkal kapcsolatosan az alábbi műveletek végezhetőek:

   - dokumentum adatlap megtekintése
   - új dokumentum feltöltése és publikálása
   - dokumentum módosítása
   - dokumentum érvénytelenítése

A dokumentum adatlapját kétféleképpen nyithatjuk meg a SharePoint rendszer felületén:

   1. dokumentum kiválasztását követően a megjelenő ún. ribbon menüben a Tulajdonságok megtekintése
       gomb segítségével

   2. a Tulajdonságok megtekintése menüpont adatlapjának segítségével

A megjelenő adatlap 3 részből áll:

   - a felső részen találhatóak a dokumentum tulajdonságai

   - a középső részen található a dokumentumhoz kapcsolódó elvégzett és nyitott feladatok összessége

   - a dokumentum alsó részén találjuk a dokumentumhoz kapcsolódó egyéb dokumentumokat

Dokumentumok közötti hivatkozások 

A dokumentumok közötti hivatkozásokat egy dokumentummal kapcsolatban két lista mutatja:

   - Hivatkozások más dokumentumokra: ebben a listában azon dokumentumhivatkozások
                                                               szerepelnek, melyek az adott dokumentumban
                                                               megtalálhatóak.

     Kétféle lehet a bejegyzés:
       - Rendben: a hivatkozott dokumentum a dokumentumtárban is létezik és elérhető az első oszlopban
                         lévő link segítségével
       - Hibás hivatkozás: a dokumentumhivatkozás csak a dokumentum tartalmában létezik, de a 
                                    dokumentumtárban nem vagy már érvénytelenítve lett

   - Bejövő hivatkozások erre a dokumentumra: ebben a listában azon dokumentumok szerepelnek,
                                                                         melyek a dokumentumtárban az adott
                                                                         dokumentumra hivatkoznak.

Új dokumentumot az alábbi csoport felhasználói tölthetnek fel a SharePoint felületre:

   - minőségügyi vezető
   - ügyvezető
   - vezetőség

A dokumentum feltöltése a bal oldali menü Dokumentumok linkjének segítségével történik, mely által megjeleníthető a dokumentumokat tartalmazó lista, ahol az Elemtár-eszközök/Dokumentumok panelt választva megjelenik az ún. ribbon vagy gyorsmenü. A menü bal oldalán lévő Új dokumentum listát lenyitva a megfelelő típust kiválasztva kezdhető el a feltöltés.

A megfelelő típusra kattintva megjelenik a fájlválasztó felület, ahol kiválasztható a kívánt dokumentum.

A dokumentum feltöltését követően a dokumentumra jellemző adatok – dokumentum neve, címe, száma stb. – kitöltése szükséges a SharePoint rendszerben megjelenő felületen. Az adatok megadását követő mentés után a dokumentum megjelenik a listában és rögzített státuszú lesz.

A feltöltött dokumentum azonban még nem jóváhagyott, így az általános felhasználók ezt nem látják. A jóváhagyáshoz el kell indítani a Dokumentum módosítása és publikálása folyamatot.

A SharePoint keretrendszerben fejlesztett dokumentumkezelő rendszerben nyilvántartott dokumentumok módosítási folyamata támogatja egy létező dokumentum változtatását, annak ellenőrzését, publikálását és a megfelelő jogok kezelését.

Egy dokumentum módosítása szükséges lehet a rendszeres felülvizsgálatkor illetve egyéb indok alapján is. Ahhoz, hogy egy dokumentum módosítható legyen, el kell indítani a módosítási és publikálási folyamatot.

Módosítási folyamat indítása

A folyamat indításához ki kell választani a listából a dokumentumot vagy megnyitni a tulajdonság megjelenítő adatlapját.

A kiválasztás, illetve az adatlap felső gyorsmenüjében található Dokumentum módosítása publikálása gombra való kattintást követően a kiválasztott dokumentumon a változásindító elindítja a változtatás folyamatát. Ekkor az alábbi információk kerülnek megadásra:

   - Módosító felhasználó: aki a módosítást átvezeti a dokumentumon
   - Változás oka: a változtatás indoklása, előzménye
   - Teendő: a módosítás során milyen feladatokat kell végrehajtani (a dokumentumban)
   - Határidő: dátum, amire a feladatot be kell fejezni

Ezen információk kitöltése után a mentés vagy a munkafolyamat indítása gombra kattintva indul a folyamat.

Módosítás átvezetése és végrehajtása

Ha a változásindító felhasználó nem a minőségügyi vezető, akkor a minőségügyi vezető e-mailértesítést kap a változásindításról. A dokumentum státusza: „módosítás alatt”-ra változik.

A folyamat elindítása után az előzőekben meghatározott módosító felhasználó feladatot kap, hogy módosítsa a megadott dokumentumot, valamint a megadott dokumentumra módosítási jogosultságot oszt ki a rendszer.

A feladat megjelenik a felhasználó kezdőlapján valamint a saját feladatok menü alatt is.

A feladat végrehajtása a SharePoint felületen a feladat szerkesztésre való megnyitásával végezhető el.

A feladat felső részen látható a teendő és a változás oka, a kapcsolódó listaelem pedig az adott dokumentumra mutat. Ezen a linken keresztül megnyitható a dokumentum vagy a dokumentumtárból közvetlenül kikereshető.

A módosítások átvezetésekor a feladatot végrehajtjuk (lásd később Feladatok kezelése címszó alatt) a megfelelő adatok kitöltésével.

Módosítás ellenőrzése az indító által

A változásindító feladatot kap – mely megjelenik a SharePoint felületen a felhasználó kezdőlapján és a saját feladatok menü alatt is –, hogy ellenőrizze le a dokumentumban történő változásokat, valamint a megadott dokumentumra módosítási jogosultságot oszt ki a rendszer.

A feladat végrehajtása a feladat szerkesztésre való megnyitásával végezhető el.

A kapcsolódó listaelem itt is az adott dokumentumra mutat, mely ezen a linken keresztül megnyitható vagy a dokumentumtárból közvetlenül kikereshető.

A módosítások ellenőrzőse után a feladat a megfelelő adatok kitöltésével hajtható végre (lásd később Feladatok kezelése címszó alatt).

A feladat lezárásakor a SharePoint alapokon fejlesztett dokumentumkezelő rendszer elveszi a kiosztott módosítási jogosultságot a feladat végrehajtójától. Amennyiben a feladat a lezáráskor nem jóváhagyott, akkor a folyamat a Módosítás átvezetése és végrehajtása pontban leírtak szerint folytatódik tovább.

Módosítás ellenőrzése minőségügyi vezető által

Ha a módosítást végrehajtó felhasználó nem a minőségügyi vezető, akkor a minőségügyi vezető e-mailértesítést és egy feladatot kap, hogy ellenőrizze le a dokumentumban történő változásokat valamint a megadott dokumentumra módosítási jogosultságot oszt ki neki a rendszer.

Ezt követően a feladat a Módosítás ellenőrzése az indító által címszó alatt részletezetteknek megfelelően hajtható végre.

Módosítás ellenőrzése ügyvezető által

Ha az ellenőrzés során módosult a dokumentum vagy a dokumentum tartalomtípusa Alapdokumentum vagy Folyamatleírás, akkor az ügyvezető is ellenőrzőként megvizsgálja a dokumentumot. Működése teljesen azonos a Módosítás ellenőrzése minőségügyi vezető által fejezetben leírtakkal.

Dokumentum publikálása (automatikus)

A dokumentum publikálását a jóváhagyások után a SharePoint alapokon fejlesztett dokumentumkezelő rendszer automatikusan elvégzi. A dokumentum státusza: Jóváhagyva lesz, létrejön a dokumentum főverziója. Megtörténik a revizószám és revizió dátumának módosítása.

A rendszer minden felhasználónak feladatot hoz létre, mely szerint a dokumentumban történt módosítás tudomásul vételét jelezze a feladat lezárásával.

A feladat lezárásához meg kell nyitni a feladatot.

Nyomtatott dokumentumok begyűjtése és az aktuális kihelyezése

A minőségügyi vezető feladatot kap, hogy gyűjtse be a kinyomtatott példányokat és nyomtassa ki a frissen létrejöttet.

A kihelyezett példányszámok beírásával a rendszer nyilvántartja az aktuálisan kihelyezett dokumentumpéldányokat.

   Dokumentum eltávolítása

A dokumentum eltávolítása egy dokumentum megszüntetésének a folyamatát jelenti. A dokumentum természetesen nem törlődik a SharePoint felületéről, hanem a státusza lesz érvénytelen.

A folyamat indítása a dokumentum listából történő kiválasztásával kezdődik vagy a dokumentum tulajdonságmegjelenítő adatlapjának megnyitásával.

A kiválasztás, illetve az adatlap felső gyorsmenüjében a Dokumentum eltávolítása gombra kattintva a kiválasztott dokumentumon a változásindító elindítja az érvénytelenítési folyamatot. Ekkor a SharePoint rendszerben következő adatok megadása szükséges:

   - Indoklás: az érvénytelenítés indoklása, előzménye
   - Határidő: dátum, amire a feladatot be kell fejezni
   - Érvénytelenítés dátuma: amikortól nem érvényes a dokumentum

A megjelenő felületen a fenti információk kitöltése után a mentés vagy munkafolyamat indítása gombra kattintva indul a folyamat.

Érvénytelenítés engedélyezése (minőségügyi vezető által)

A folyamat elindítása után a minőségügyi vezető feladatot kap, hogy engedélyezze az érvénytelenítést. A feladat lezárásához meg kell nyitni a feladatot.

Amennyiben a feladat lezárásakor az Engedélyezem=Nem, akkor a dokumentum státusza: jóváhagyva és a munkafolyamat véget ér.

Ha a dokumentum tartalomtípusa Alapdokumentum vagy Folyamatleírás, akkor az ügyvezetőnek is jóvá kell hagynia a dokumentum érvénytelenítését, lásd következő fejezet. Ha nem, akkor a Dokumentum státusza: érvénytelenítés elfogadva, majd a rendszer várakozik az érvénytelenítés dátumáig, mely lejártakor a dokumentum státusza érvénytelenítve lesz.

Ha a dokumentum tartalomtípusa Alapdokumentum vagy Folyamatleírás, akkor az ügyvezetőnek is jóvá kell hagynia a dokumentum érvénytelenítését.

Ha a feladat lezárásakor ez Engedélyezem=Nem, akkor a dokumentum státusza: jóváhagyva és a munkafolyamat véget ér.

Elfogadás esetén a Dokumentum státusza: érvénytelenítés elfogadva, majd a rendszer várakozik az érvénytelenítés dátumáig, mely lejártakor a dokumentum státusza érvénytelenítve lesz.

A dokumentum érvénytelenítése után a SharePoint keretrendszerben fejlesztett dokumentumkezelő rendszer automatikusan minden felhasználónak feladatot hoz létre, mely szerint a dokumentum érvénytelenítve lett és ennek tudomásul vételét jelezze a feladat lezárásával.

A minőségügyi vezető feladatot kap, hogy gyűjtse be a kinyomtatott példányokat. A feladat lezárásával jelzi a minőségügyi vezető, hogy a példányok begyűjtésre kerültek.

      3. Feladatok

A rendszer a felhasználóknak kiosztott feladatokat egy listába gyűjti. Egy feladatról az alábbi információk vannak nyilvántartva a SharePoint keretrendszerben fejlesztett dokumentumkezelő rendszerben:

   - Feladat megnevezése: ez utal a feladat típusára.
     A korábbiaknak megfelelően az alábbi elnevezésű feladatok vannak a rendszerben:
        - Változási kérelem elbírálása: a minőségügyi vezető kapja, hogy bírálja el a rögzített változási 
           kérelmet.
        - Dokumentum módosítása: a dokumentum módosítására kijelölt felhasználó feladata.
        - Módosítás ellenőrzése: a dokumentum módosítását kérő felhasználó feladata.
        - Módosítás ellenőrzése (minőségügyi vezető): a dokumentummódosítás ellenőrzése
          minőségügyi vezető által, ha ez szükséges.
        - Módosítás ellenőrzése (ügyvezető): a dokumentummódosítás ellenőrzése ügyvezető által,
          ha ez szükséges.
        - Nyomtatott dokumentumok begyűjtése, aktuális nyomtatása: a minőségügyi vezető
          feladata. 
        - Új dokumentum jött létre vagy módosult: értesítési feladat új dokumentumverzió
          keletkezéséről.
        - Dokumentum érvénytelenítése (minőségügyi vezető): az érvénytelenítés engedélyezése
          minőségügyi vezető által.
        - Dokumentum érvénytelenítése (ügyvezető): az érvénytelenítés engedélyezése ügyvezető által.
        - Dokumentum érvénytelenítve: értesítési feladat dokumentum érvénytelenítéséről.
        - Nyomtatott dokumentumok begyűjtése: minőségügyi vezető feladata.
   - Feladat felelőse: akinek a feladatot végre kell hajtani. Csak a felelős felhasználónak van jogosultsága 
     erre.
   - Határidő: a feladat végrehajtásának határideje. A feladatot bármikor végre lehet hajtani, a határidő után 
     is.
   - Kapcsolódó tartalom: hivatkozás a kapcsolódó elemre vagy dokumentumra

A feladatok listákhoz a különböző, bal oldali menüből elérhető nézeteken keresztül juthat el a felhasználó.

A megfelelő linkre kattintva megjelennek a megfelelően szűrt feladatok a jobb oldali területen.

A listában található bejegyzéseknél a Nem kezdődött el állapotú feladatokat kell végrehajtani. A határidőre színek is felhívják a figyelmet:

Feladatok kezelése

A feladatok végrehajtása azok szerkesztő felületén történik. Az itt megjelenő űrlapon a feladat lezárásához kapcsolódó adatok bevitele tehető meg. Az űrlap a feladat típusától függően más-más adatokat kér.

A feladatkezelő űrlapon 3 gomb található:

A piszkozat mentése gombbal az űrlapra bevitt adatokat a rendszer elmenti és megjeleníti a megfelelő űrlapokon, tehát ezzel a módszerrel már jelezhető, hogy a felhasználó foglalkozott a feladattal, de még nem hajtotta végre.

A feladat végrehajtása gomb használatával az űrlapra bevitt adatokat a rendszer elmenti és megjeleníti a megfelelő űrlapokon, valamint a feladatot végrehajtottra állítja, ami a munkafolyamatok esetében a továbblépést is engedélyezi.

A mégse gomb hatására bezárjuk az ablakot minden módosítás eldobásával.

Dokumentumkapcsolatok kezelése

A dokumentumok közötti kapcsolatok feltérképezése a SharePoint keretrendszerben fejlesztett dokumentumkezelő rendszerben folyamatosan történik, melyet az alábbi műveletek indukálják:

   - dokumentum publikálása (jóváhagyás pillanatában)
   - dokumentum érvénytelenítése (érvénytelenítés pillanatában)

A rendszer minden esetben az érintett dokumentum tartalmát végigszkennelni és felismerni benne az alábbi típusú lehetséges hivatkozásokat:

   - ABnm-xyz, ahol AB két nagybetű nm és xyz számok.

A felismert hivatkozások a Dokumentumkapcsolat listába kerülnek.

Amennyiben egy dokumentum publikálása megtörténik, akkor a Dokumentumkapcsolat listába új egyedek bejegyzése történik az alábbi attribútum kitöltésével. Annyi egyed jön létre ahány felismert mintájú hivatkozást talált a dokumentumot szkennelő eljárás:

   - Hivatkozott dokumentum: amennyiben található a dokumentumtárban a megtalált
     hivatkozásazonosítóval rendelkező dokumentum, akkor kitöltendő a megfelelő hivatkozással
   - Hivatkozott azonosító: a megtalált azonosító
   - Hivatkozó dokumentum: hivatkozás a publikált dokumentumra
   - Hivatkozott verzió: amennyiben található a dokumentumtárban a megtalált hivatkozásazonosítóval
     rendelkező dokumentum, akkor annak publikált verziószáma
   - Hivatkozó verzió: aktuális dokumentum új verziószáma
   - Státusz: választási lehetőség
       - Rendben, ha található a dokumentumtárban a megtalált hivatkozásazonosítóval rendelkező
         dokumentum
       - Hibás hivatkozás, ha nem található a dokumentumtárban a megtalált hivatkozásazonosítóval
         rendelkező dokumentum

Eddigi hibás hivatkozások kiszűrése

A dokumentum publikálása után a SharePoint keretrendszerben fejlesztett dokumentumkezelő rendszer megkeresi azokat a Hibás hivatkozás státusszal rendelkező dokumentumokat, melyeknél a Hivatkozott azonosító megegyezik a most publikált dokumentum sorszámával és a hivatkozott verzió értéke üres. A megtalált bejegyzéseken az alábbi attribútumok módosítását végzi el a rendszer:

   - Hivatkozott dokumentum: a publikált dokumentum
   - Hivatkozott azonosító: a publikált dokumentum sorszáma
   - Hivatkozott verzió: a publikált dokumentum verziószáma
   - Státusz: választási lehetőség
       - Rendben

  Dokumentum érvénytelenítése

A dokumentum érvénytelenítése után a SharePoint keretrendszerben fejlesztett dokumentumkezelő rendszer megkeresi azokat a dokumentumokat, melyeknél a Hivatkozott azonosító megegyezik a most publikált dokumentum sorszámával. A megtalált bejegyzéseken az alábbi attribútumok módosítását végzi el:

   - Hivatkozott verzió: érvénytelen
   - Státusz: választási lehetőség
       - Hibás hivatkozás

Töltse le a karaDox™ rendszer teljes leírását!

 Kérjen ajánlatot, küldjön üzenetet on-line!