|
A SharePoint alapú karaDox™ Feladatkezelő rendszer webes böngésző segítségével érhető el. A feladatkezelő menüszerkezetében a következő listák közötti navigálásra van lehetőség: - Dokumentumok – a cég megosztott dokumentumai - Szervezet – a cég szervezeteinek adatai - Helyettesítés – melyik munkatársat mikor ki helyettesíti - Közös feladatok – maguk a feladatok, amelyek kioszthatóak vagy további részfeladatokra bonthatóak - Munkafolyamat feladatok – a munkafolyamatok által kiosztott feladatok A fentiekben részletezett menüszerkezet a rendszer kezdőoldalát megnyitva az alábbiak szerint jelenik meg: 
1. ábra: nyitólap 1. Hierarchikus feladatkezelés A Közös feladatok menüpont alatt felvihetők azok a feladatok, amelyek kioszthatóak vagy további részfeladatokra bonthatóak. Alapban a SharePoint alapokon fejlesztett karaDox™ Feladatkezelő rendszer csak annak a szervezetnek a tagjainak enged kiosztani feladatot, amelyiknek a rögzítő tagja, vagy a hierarchiában a szervezet alatta helyezkedik el. Amennyiben ez a felhasználó tagja a Kiemelt igénylők csoportnak, akkor más csoport szervezetnek is oszthat ki feladatot. Új közös feladat felvitele Az új közös feladat felvitele a következő űrlap segítségével történik a SharePoint felületére: 
2. ábra: új közös feladat felvitele űrlap A lista a következő mezőket tartalmazza: - Cím (egysoros szöveg) – a feladat rövid, egysoros megnevezése - Felelős (felhasználó) – az a személy, aki a feladat elvégzéséért felelős - Leírás (többsoros szöveg) – a feladat hosszabb leírása, megjegyzése. Amennyiben részfeladatról van
szó és üresen marad, akkor a rendszer automatikusan kitölti a kapcsolódó feladat leírásával. - Kezdési időpont (dátum) – a feladat kezdetének időpontja - Határidő (dátum) – amennyiben részfeladatról van szó, és üresen marad felvitelkor, akkor a rendszer
automatikusan kitölti a kapcsolódó feladat határidejével, amennyiben pedig nagyobb határidő lett
megadva a kapcsolódó feladat határidejénél, akkor a rendszer mentéskor átírja a kapcsolódó feladat
határidejére - Állapot (lista: Nem kezdődött el, Folyamatban, Kész, Valaki másra vár, Elhalasztva) – a feladat
pillanatnyi állapota - Prioritás (lista: Nem sürgős, Átlagos, Sürgős) - % kész (szám) – a feladat elvégzése hány %-on áll. - Igénylő (felhasználó) - az a személy, aki a feladatot igényelte. Amennyiben felvitelkor ez a SharePoint
felületén üresen marad, akkor a rendszer kitölti a feladat létrehozójával. - Felelős szervezet (választó lista a szervezetekből) - a feladat mely szervezethez tartozik.
A rendszer automatikus tölti a felelős szervezete alapján. - Helyettesített felelős (felhasználó) – a rendszer automatikusan tölti. Abban az esetben, ha a felelős az
adott időben helyettesítve van, akkor a helyettesítésnél megadott helyettesítő kerül a felelős mezőbe,
és ebbe a mezőbe az eredetileg megjelölt felelős kerül. - Kapcsolódó feladat (választható lista a feladatokból) – részfeladat létrehozásakor automatikusan töltődik
ki a szülő feladattal - Összes ráfordítás (óra) (szám) – a SharePoint alapokon fejlesztett feladatkezelő rendszer
automatikusan tölti, a felvitt ráfordítás (óra) összegét mindig hozzáadja - Ráfordítás (óra) (szám) – a feladattal éppen eltöltött idő órában megadva - Létrehozva (dátum) – a feladat létrehozásának dátuma. A rendszer automatikusan tölti létrehozáskor. Új részfeladat felvitele A SharePoint keretrendszerben fejlesztett karaDox™ Feladatkezelő rendszerben minden feladatból van lehetőség új részfeladat létrehozására. A keletkező új részfeladaton automatikusan kitöltődik az eredeti feladatra mutató kapcsolódó feladat mező, valamint az eredeti feladatról átkerülnek a Leírás és Határidő mezők értékei, amennyiben ezek felvitelkor üresen maradnak. Ha viszont a határidőnél nagyobb lett megadva a kapcsolódó feladat határidejénél, akkor a rendszer mentéskor átírja a kapcsolódó feladat határidejére. A részfeladat felvitelekor a feladatkezelő listás nézetéből kiválasztásra kerül, melyik feladathoz kívánják hozzárendelni a részfeladatot. Ezt követően a SharePoint felületen a feladatok adatinak megtekintésekor megjelenő űrlap alján található Új részfeladat menü választásával a folyamat elvégezhető. 3. ábra: feladathoz kapcsolódó részfeladatok A rendszer által küldött automatikus értesítések A SharePoint keretrendszerben fejlesztett karaDox™ Feladatkezelő rendszer lehetőséget biztosít automatikus e-mail küldésére a felelősnek és az igénylőnek. A rendszer által küldött automatikus értesítések az alábbiak lehetnek: - e-mail küldése feladat hozzárendelésekor a felelősnek – a rendszer automatikusan, e-mail formájában
értesíti a felelőst, amikor a feladat kiosztásra kerül - e-mail küldése feladat hozzárendelésekor az igénylőnek – a rendszer automatikusan, e-mail formájában
értesíti az igényelőt a feladat kiosztásáról, amennyiben nem ő hozta létre a feladatot - e-mail küldése feladat státuszának változásáról az igénylőnek – a rendszer automatikusan, e-mail
formájában értesíti az igénylőt, amikor a feladat állapota megváltozik Az automatikus e-mailértesítést az alábbinak megfelelően kapja meg például a felelős: 4. ábra: automatikus e-mailértesítés 2. Szervezet A SharePoint keretrendszerben fejlesztett feladatkezelő rendszerben lehetőség van a szervezeti hierarchia leképezésére, ami azért fontos, mert a feladatok is e szerint a hierarchia szerint kerülnek rendezésre. A vállalat szervezeti hierarchiája a Szervezet menüpont alatt (Szervezet – Új elem) vihető fel. Új szervezet felvitele 5. ábra: új szervezet felvitele űrlap A fent megjelenő űrlapon a következő adatok megadása szükséges: - a szervezet neve - a szervezet osztályvezetője - a szervezetbe tartozó személyek, tagok listája - a kapcsolódó szervet (a szervezeti hierarchiában felette lévő szervezet) A személyek kiválasztása minden esetben a felhasználókat tartalmazó lista segítségével történik. Amennyiben egy felhasználó már tagja egy szervezetnek, és egy másikhoz szándékozunk felvinni ismételten, akkor a rendszer automatikus figyelmeztetéssel jelez. 3. Helyettesítés A SharePoint keretrendszerben fejlesztett karaDox™ Feladatkezelő rendszerben lehetőség van helyettesítő személyek meghatározására, adott időintervallumra, ami a vállalat zökkenőmentes működését nagymértékben támogatja. A helyettesítések beállítására az alábbi űrlap kitöltésével van lehetőség: 6. ábra: új helyettesítés felvitele űrlap Az űrlap listája a következő mezőket tartalmazza: - Oka (szöveg) - miért van szükség a helyettesítésre - Kezdete (dátum) - Befejezése (dátum) - Igénylő (felhasználó) – a tételt rögzítő felhasználó. Ez a mező nem látható, a rendszer automatikusan
tölti a belépett felhasználó alapján - Helyettesítő (felhasználó) – ki fogja helyettesíteni a megadott időszakban – a rendszer erről a
helyettesítőt automatikusan értesíti - Egész napos esemény. Ha ez kerül bejelölésre, akkor a kezdete és befejezése mezőnél nem kell
beállítani az időt. Ilyenkor 0-24h lesz beállítva. Töltse le a karaDox™ rendszer teljes leírását!
|
karaDox™ Feladatkezelő
