|
 A SharePoint alapú minőségügyi dokumentumtár két fő funkciót lát el: - Nyilvántartja a dokumentumokat a felhasználók számára elérhető módon és szabályozott hozzáféréssel. - Kezeli a dokumentumok változásának folyamatát a módosítási kérelem beérkezésétől a dokumentum új verziójának publikálásáig, megőrizve minden verzióját, követve a módosításokat. A módosítási folyamat lépései – melyet a SharePoint alapokon fejlesztett karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár, mint rendszer kezel és támogat – a következők: A folyamatfelelős, amennyiben változtatni kíván egy dokumentumon, felvesz egy módosítási kérelmet a SharePoint felületen tárolt módosítandó dokumentumra hivatkozva és leírja az igényét. A módosítási kérelemről a minőségügyi vezető e-mailben értesítést kap. A módosítások átvezetésre kerülnek a hivatkozott dokumentumban (alverzió) és annak leíró tulajdonságaiban a jogosult felhasználók által. A minőségügyi vezető meghatározza az engedélyezők körét. Ez félig automatikusan történik: a SharePoint alapú rendszer minden engedélyezőt felajánl, amiből választani lehet. Értesítések (e-mail) küldése az engedélyezők felé a módosításról, feladat létrehozása az engedélyező felhasználóknak. Az engedélyezők engedélyezik vagy visszautasítják a módosítást. Amennyiben visszautasítás történik, akkor a folyamat a 3. pontban folytatódik. Amennyiben minden engedély beérkezett, a minőségügyi vezető erről értesítést kap és ezzel egy időben a jóváhagyók értesítést kapnak a módosításról. Amennyiben a jóváhagyás megtörténik, akkor erről értesítést kap a minőségügyi vezető. Ha nem történik meg a jóváhagyás (visszautasítás), akkor a folyamat a 3. pontban folytatódik. A jóváhagyott módosításról minden érintett terület összes dolgozója értesítést kap.
Dokumentumtár lista A SharePoint keretekben fejlesztett minőségügyi dokumentumtár dokumentumait a dokumentumtár listája tartalmazza. A dokumentumokat megtekintésre illetve módosításra is meg lehet nyitni. A listában alkönyvtárak és dokumentumok találhatóak. 1. ábra: dokumentumtár A SharePoint felületen lévő lista oszlopai: - Típus: a dokumentum típusa ikonnal megjelenítve - Név: dokumentum vagy mappa neve - Módosítva: a dokumentum utolsó módosításának dátuma - Módosította: a dokumentumot utolsónak módosító felhasználó neve - Tartalom: a dokumentum tartalmának rövid leírása - Terület: a dokumentum által lefedett (hivatkozott, szabályozott) területi egység vagy egységek. - Státusz: a dokumentum aktuális státusza: - Jóváhagyva: a dokumentum jóváhagyott állapotú. Azóta nincs újabb piszkozati (módosított,
de még nem jóváhagyott) verziója. - Módosítás alatt: a dokumentum jelenleg módosítás alatt áll. Ezt az állapotot azok a felhasználók
nem láthatják, akiknek nincs jogosultságuk a piszkozati verziók megtekintéséhez. - Engedélyek begyűjtése: a módosított dokumentum kiküldve az engedélyezők részére. - Engedélyezve: a módosított dokumentum engedélyezve lett az értesített engedélyezők által. - Jóváhagyás alatt: az engedélyezett dokumentum kiküldve a jóváhagyók részére. - Verziószám: a dokumentum aktuális verziószáma. Leíró tulajdonságok Minden minőségügyi dokumentum, ami a SharePoint alapú minőségyügyi dokumentumtárban nyilván van tartva, rendelkezik leíró tulajdonságokkal, melyek a dokumentum adatlapján jelennek meg. 2. ábra: dokumentum adatlapja A SharePoint felületen megjelenő mezők jelentése a következő: - Név: a dokumentum neve - Cím: a dokumentum címe - Tartalom: a dokumentum tartalmának rövid leírása - Aláíró: a dokumentumot aláíró személy neve - Terület: a dokumentum által lefedett (hivatkozott, szabályozott) területi egység vagy egységek. - Státusz: a dokumentum aktuális státusza, ez nem módosítható: - Jóváhagyva: a dokumentum jóváhagyott állapotú. Azóta nincs újabb piszkozati (módosított, de
még nem jóváhagyott) verziója. - Módosítás alatt: a dokumentum jelenleg módosítás alatt áll. Ezt az állapotot azok a felhasználók
nem láthatják, akiknek nincs jogosultságuk a piszkozati verziók megtekintéséhez. - Engedélyek begyűjtése: a módosított dokumentum kiküldve az engedélyezők részére. - Engedélyezve: a módosított dokumentum engedélyezve lett az értesített engedélyezők által. - Jóváhagyás alatt: az engedélyezett dokumentum kiküldve a jóváhagyók részére. - Érvényes: a dokumentum érvényességének vége Az űrlap jobb oldali részén három lista található: - A felső listában felsorolásra kerülnek azok a feladatok és felelőseik, amik a SharePoint alapú rendszerben lévő dokumentummal kapcsolatban a múltban megszülettek. - Hivatkozott dokumentumok: azon dokumentumok listája, melyekre a kiválasztott dokumentum hivatkozik. Egy dokumentum linkre kattintva a hivatkozott dokumentum adatlapja jelenik meg a SharePoint felületen. - Hivatkozások erre a dokumentumra: azon dokumentumok listája, melyek a SharePoint felületen megjelenített dokumentumra hivatkoznak. A megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók a kiválasztott dokumentum tulajdonságait szabadon módosíthatják. Ekkor egy, a fentiekben is részletezett, módosítási folyamat indul. Feladat lista Ebben a SharePoint felületen található listában találhatók a feladatok, amelynek a leíró tulajdonságai nemcsak a feladat típusát és leírását, hanem a felelős felhasználókat, a feladat
végrehajtásának állapotát valamint a hivatkozott dokumentumra vonatkozó linket is tartalmazzák. A feladat lista tartalmazza a felhasználók végrehajtandó feladatait:
3. ábra: feladat lista Módosítási kérelem lista A módosítási kérelem lista tartalmazza a dokumentumokkal kapcsolatos, SharePoint felületen lévő módosítási kérelmeket a kérelem pontos leírásával. A kérelmek rögzítéséről a minőségügyi vezető értesítést kap e-mailben és ő dönt a következő teendőkről. A módosítási kérelem lista a feladat listában felsorolt elemek mellett kiegészült a prioritás és a határidő beállításának lehetőségével is. 4. ábra: módosítási kérelem lista Terület lista A Terület lista tartalmazz a vállalat területi egységeit, szervezeteit. A területi egységek azok a legkisebb egységek, melyekre a SharePoint alapokon fejlesztett minőségügyi dokumentumtárban lévő dokumentumok hivatkoznak, szabályozzák a tevékenységeit. A terület lista karbantartása hasonlóan történik a többi listáéhoz. Minden területhez rögzíteni kell az adott területen dolgozó felhasználókat. A rendszer ez alapján tudja értesíteni a dokumentum módosításakor az adott területen dolgozó felhasználókat. Kapcsolat lista A Kapcsolat lista tartalmazza a SharePoint keretrendszerben kialakított minőségügyi dokumentumtárban nyilvántartott dokumentumok közötti hivatkozásokat. Ezt a listát a rendszer automatikusan karbantartja. Módosítani nem szabad és megfelelő jogosultság nélkül nem is lehet. A lista segítségével a SharePoint felületen megtekinthetőek a dokumentumok egymásra történő hivatkozásai. Felhasználói szerepkörök és feladatok Az egyes szerepkörök meghatározzák a SharePoint felületen található dokumentumokhoz történő hozzáférés módjait, a folyamatokba való részvételt és annak tulajdonságait. A SharePoint által támogatott rendszer az alábbi szerepköröket különbözteti meg: - minőségügyi vezető - termelési terület aláíró - fejlesztési terület aláíró - engedélyező - felhasználó Minden, SharePoint felületre belépési jogosultsággal rendelkező felhasználó egyértelműen egy szerepkörhöz rendelhető hozzá. A felhasználó jogait ez a szerepkör határozza meg. A minőségügyi vezető az alábbi folyamatokban vesz részt: - módosítási kérelem esetén értesítést kap - egy dokumentum módosítása esetén meghatározza az értesítendő felhasználókat - dokumentum engedélyezés esetén értesítést kap - dokumentum jóváhagyás esetén értesítést kap A termelési terület aláíró az alábbi, SharePoint által támogatott folyamatokban vesz részt: - módosított dokumentum jóváhagyására felszólító értesítést kap, amennyiben a dokumentum vonatkozó területi besorolása termelés típusú - módosított dokumentum jóváhagyására felszólító értesítést kap, amennyiben a dokumentum vonatkozó területi besorolása üres típusú - jóváhagyási feladat végrehajtása A fejlesztési terület aláíró az alábbi, SharePoint által támogatott folyamatokban vesz részt: - módosított dokumentum jóváhagyására felszólító értesítést kap, amennyiben a dokumentum vonatkozó területi besorolása F típusú - módosított dokumentum jóváhagyására felszólító értesítést kap, amennyiben a dokumentum vonatkozó területi besorolása üres típusú - jóváhagyási feladat végrehajtása Az engedélyező az alábbi, SharePoint által támogatott folyamatokban vesz részt: - módosított dokumentum engedélyezésére értesítést kap - dokumentum jóváhagyás esetén értesítést kap - engedélyezési feladat végrehajtása A felhasználó az alábbi, SharePoint által támogatott folyamatokban vesz részt: - dokumentum jóváhagyás esetén értesítést kap Jogosultságok A SharePoint keretrendszerben fejlesztett minőségügyi dokumentumtárban az egyes szerepkörökhöz tartozó felhasználóknak különböző jogaik vannak. A jogok szerepkörök szerint a következők: Minőségügyi vezető: - Minor és major verziók megtekintése - Módosítási kérelem rögzítése - Módosítási folyamatban dokumentum és leíró tulajdonságaik módosítása - Engedélyezők körének módosítása - Engedélyezés - Új dokumentum létrehozása Engedélyezők: - Minor és major verziók megtekintése - Módosítási kérelem rögzítése - Módosítási folyamatban dokumentum és leíró tulajdonságaik módosítása - Engedélyezés Jóváhagyók: - Minor és major verziók megtekintése - Módosítási kérelem rögzítése - Módosítási folyamatban dokumentum és leíró tulajdonságaik módosítása - Jóváhagyás Felhasználó: - Major verziók megtekintése - Módosítási kérelem rögzítése Töltse le a karaDox™ rendszer teljes leírását!
|
karaDox™ Minőségügyi Dokumentumtár 2
