|
A KARÁDI által SharePoint alapokon fejlesztett munkaidő-nyilvántartó modulban lehetőség van a fix illetve kötetlen munkaidő rögzítésén túl a távollét adatainak nyilvántartására is. 1. Munkaidő - távollét nyilvántartása fix munkaidő esetén Munkaidő adatainak rögzítése fix munkaidő esetén A munkaidő adatainak rögzítésére az alábbi SharePoint felületen történő belépést követően nyílik lehetőség. 
1. ábra: munkaidő modul belépési felülete A munkaidő adatainak rögzítése a kívánt nap dátumának megadásával kezdődik, ezt követően rögzíthetők be a további értékek. 2. ábra: munkaidő adatainak rögzítése Alapesetben a SharePoint alapokon fejlesztett rendszer azokat az adatokat kínálja fel, amelyek a munkaszerződés alapján be lettek állítva a munkaidő profilban. Amennyiben ezek az értékek megfelelőek, elegendő csak a Mentés gombra kattintani, amennyiben nem, úgy értelemszerűen módosíthatóak. Mentést követően a rögzített adatok megjelennek a munkaidőíven. 3. ábra: munkaidőív - munka adatai Távollét rögzítése Az adott dátumhivatkozás megadása utáni felugró ablakban lehetőség van a távollét záró dátumának illetve típusának megadására, valamint szükség esetén megjegyzés is fűzhető hozzá a SharePoint felületen. A távollét kezdő dátuma mindig az a nap, amire kattintva feljött az adott ablak. 4. ábra: távollét adatainak rögzítése 5. ábra: távollét záró dátumának rögzítése 6. ábra: távollét típusának rögzítése Távolléti kérelem jóváhagyásának indítása A jóváhagyási kérelem felettes felhasználóhoz való továbbítása a SharePoint alapú munkaidő-nyilvántartó rendszerben az Indítás hivatkozásra kattintva kezdeményezhető. Amennyiben a távollét rögzítésekor egy intervallum került beállításra, úgy bármelyik nap Indítás linkjének megnyomásával kezdeményezhető az egész intervallum jóváhagyása. 7. ábra: távolléti kérelem jóváhagyásának indítása Az Indítást követően az adatok felkerülnek a SharePoint felületen található munkaidőívre. 8. ábra: munkaidőív - távollét Távolléti kérelem visszavonása A távolléti kérelem visszavonása a Megszakítás hivatkozásra kattintással kezdeményezhető a SharePoint felületen. 9. ábra: távolléti kérelem megszakításának indítása Ezt követően a Jóváhagyás kérés oszlopának értékei visszaállnak Indítás értékre. Az érték szerkesztésével munkanap rögzítésére vagy a távolléti kérelem újbóli elindítására van lehetőség a SharePoint alapokon fejlesztett munkaidő-nyilvántartó rendszerben. 10. ábra: távolléti kérelem megszakítása Munkaidőadatok nyomtatása Amennyiben a munkaidő-ellenőrzés aktív, a SharePoint alapú rendszer ellenőrzi a felvitt adatok jelenlétét, azaz a munkaidő felvételi ív jobb felső sarkában értesítések – Nincs kitöltve!, Nincs jóváhagyva! stb. – jelennek meg. Ilyen esetben – vagyis amíg vannak olyan cellák melyek mellett * vagy ** található – a rendszer nem ad lehetőséget a nyomtatásra. Amennyiben a munkaidőív teljes, a nyomtatás gombja megjelenik a SharePoint felületen, melyre kattintva betöltődik a report, ahol a Művelet menü legördítését követően elérhetővé válik a nyomtatás funkciója. 11. ábra: munkaidőadatok - jelenléti ív 2. Munkaidő - távollét nyilvántartása kötetlen munkaidő esetén Munkaidő adatainak rögzítése kötetlen munkaidő esetén Amennyiben az adott felhasználónál kötetlen munkaidő van beállítva a SharePoint rendszerben, úgy a munkaidő rögzítése az alábbiak szerint módul az előzőekben leírtakhoz képest. Az adott nap hivatkozásra való kattintást követően felugró ablakban a felhasználó vagy egyszerűen rögzíti a munkaidejét a Mentés gombra kattintva, vagy amennyiben aznap nem dolgozott, a pipa kivételével, majd az azt követő mentéssel kerülnek rögzítésre a SharePoint felületen az értékek. 12. ábra: munkaidő adatainak rögzítése kötetlen munkaidő esetén A távollét engedélyezése a fentiekben leírtaknak megfelelően működik. A munkaidőadatok nyomtatása szintén a már korábbiakban említetteknek megfelelően működik. Beosztottak távolléti kérelmeinek jóváhagyása Ha egy beosztott távolléti igényét benyújtja, a feletteshez e-mail formátumú értesítés érkezik a SharePoint felületről arról, hogy feladatot kapott. A feladat az Outlookból is elvégezhető, valamint a távolléti kérelem adatai is megtekinthetők az e-mailben lévő hivatkozásra való kattintást követően. A feladat megnyitható továbbá a SharePoint alapon fejlesztett munkaidő-nyilvántartó rendszer Kezdőlapon lévő feladatkijelzőjéről is. 13. ábra: távolléti kérelemigény feladatának megnyitása A feladat hivatkozásának megnyitását követően van lehetőség a vonatkozó dokumentum SharePoint felületen történő megtekintésére. 14. ábra: távolléti kérelemigény vonatkozó dokumentumának megnyitása 15. ábra: távolléti kérelemigény vonatkozó dokumentuma Az adatok helyességének ellenőrzését követően jóváhagyható vagy elutasítható a kérelem. Jóváhagyást követően a beosztott SharePoint rendszerben tárolt munkaidőívén megjelenik, hogy a távollét jóvá lett hagyva, valamint zárolódik is, vagyis az aktuális időszak tovább már nem szerkeszthető. 16. ábra: távolléti kérelemigény jóváhagyva Beosztottak munkaidőadatainak nyilvántartása A beosztottak munkaidőadatainak nyilvántartása a SharePoint felület munkaidő lista beosztott nézetére kattintva érhető el. 17. ábra: beosztottak munkaidőadatainak elérése A munkaidő listában megjelennek a beosztottak rögzített adatai. Amennyiben a lista üres, az azt jelenti, hogy nincsenek beosztottak hozzárendelve az adott felhasználóhoz. Zárolt adatok feloldása A munkaidőadatok nyomtatás után, a jóváhagyott távolléti kérelmek jóváhagyás után zárolódnak a SharePoint alapú munkaidő-nyilvántartó rendszerben. Amennyiben helytelen adatok lettek feltöltve, a felhasználónak lehetősége van ezeket feloldani a zárolások feloldása gomb segítségével. 18. ábra: zárolások feloldásának kezdeményezése A zárolások feloldása gombra kattintva az alábbi ablak nyílik meg, ahol a kezdő és végső dátum alapértelmezésben az aktuális időszakra vonatkozik. 19. ábra: zárolások feloldása Amennyiben a jóváhagyott távollétek feloldása nem kerül bejelölésre, úgy a SharePoint alapú rendszer csak azokat a napokat fogja feloldani, amelyek nem távollétek, vagyis csak azokat, amelyeken nem ment végbe a jóváhagyási procedúra, így a felettesnek nem kell még egyszer jóváhagynia a távolléti kérelmeket. Amennyiben a jóváhagyott távollétek feloldása bejelölésre kerül, úgy a SharePoint alapú rendszer azokat a jóváhagyott távolléteket is fel fogja oldani, amelyek korábban már jóvá lettek hagyva, azaz újra jóvá kell hagyatni őket a következő nyomtatás előtt. A feloldásról a felettes minden esetben e-mailértesítést kap. Amennyiben az aktuális hónapot megelőző bármely hónapban kívánja a felhasználó feloldani a zárolt cellákat a SharePoint felületen, azt a munkaügyi csoportnak minden esetben jóvá kell hagynia. Ilyen esetekben a munkaügyi csoport Munkaidő, zárolás feloldási kérelem címmel feladatot kap, aki vagy jóváhagyja, vagy elutasítja azt. A zárolás feloldási kérelmének státuszát minden felhasználó ellenőrizheti a Zárolás feloldások listán. 20. ábra: zárolások feloldása lista Töltse le a karaDox™ rendszer teljes leírását!
|
karaDox™ Munkaidő-nyilvantartó
