|
A SharePoint keretrendszer lehetőséget biztosít a projektek kezelésének informatikai támogatására. A KARÁDI által fejlesztett megoldással egy felületen tekinthetjük át a projekthez kapcsolódó dokumentumokat, feladatokat, mérföldköveket és minden olyan strukturálható információt, amely a projekt megfelelő lebonyolításához szükséges. A SharePoint alapú projektkezelés lehetőségeit jól mutatja a következő két speciális területre fejlesztett modulunk, amelyek ügyfeleink egyedi igényei alapján kerültek kialakításra. 1. Közbeszerzési projektkezelő modul A közbeszerzési eljárás SharePoint felületen található munkaterülete az alábbi menüszerkezettel rendelkezik:  1. ábra: közbeszerzési eljárás munkaterülete Eljárás adatlapja Ez az adatlap minden projekt esetében egyetlen elemet tartalmaz, mely az alábbi tulajdonságokkal rendelkezik:
- Ajánlatkérő neve
- Eljárás neve
- Eljárás fajtája
- Hirdetmény-ellenőrzési díj továbbhárítása (Igen/nem)
- Dokumentáció ellenértéke
- Dokumentáció kiadása
- Dokumentáció formája
- Dokumentáció kiadásával kapcsolatos további információk
- Közzétételi kötelezettség
- Státusz Megrendelő kapcsolattartói Mivel egy ajánlatkérő több kapcsolattartóval rendelkezhet, ezért itt a kapcsolattartók adatai – név, intézmény, e-mailcím, telefon, fax, típus – állíthatók be. Ajánlattevők/Jelentkezők A közbeszerzési eljárásban érintett partnerek listáját tartalmazó SharePoint felület, ahol a kapcsolatra vonatkozó adatok – a kérdezőtől kezdve az ajánlati dokumentációt kiváltottan keresztül a nyertest követő ajánlattevőig – is beállíthatóak. Mérföldkövek A projektekhez kapcsolódó „mérföldköveket” tartalmazza feladati lista formájában, melynek tulajdonságai közül a megnevezése egy előre megadott listából választható, időpontja, számlázásra vonatkozó információk megadhatók, illetve további megjegyzések beírhatók a SharePoint felületen. Feladatok A projektekhez kapcsolódó feladatokat tartalmazó lista, mely a munkafolyamatok által generált feladatokat is tartalmazza. A feladat tárgya, felelőse, határideje valamint leírása adható meg. Dokumentumok A SharePoint felületen kezelt dokumentumtárban található dokumentumokat az alábbi tulajdonságok jellemzik:
- dokumentum leírása
- eljárási szakasz (pl.: részvételi szakasz, kiegészítő tájékoztatások stb.)
- típus (pl.: hirdetmény, igazoló dokumentum stb.)
- megjegyzések
- módosítás dátuma
- módosító felhasználó
- verzió
- verzió megjegyzése A közbeszerzési eljárás folyamatai Minden dokumentum esetében indíthatóak az alábbi, SharePoint rendszer által támogatott munkafolyamatok: 1. Utalás  2. ábra: utalás munkafolyamata A folyamat indítása után az irodavezető csoport feladatot kap, hogy utalja a szükséges összeget, ha az nincs megadva, akkor a hivatkozott dokumentum szolgálhat információként. A feladat hivatkozik arra a SharePoint rendszerben tárolt dokumentumra, melyre indítva lett a folyamat. Amennyiben a folyamat indításakor egy mérföldkő is meg volt adva, akkor létrejön egy másik feladat is az irodavezetőnek, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el. 2. Számlázás  3. ábra: számlázás munkafolyamata A folyamat indítása után az irodavezető csoport feladatot kap, hogy számlázza a szükséges összeget, ha az nincs megadva, akkor a hivatkozott dokumentum szolgálhat információként. A feladat hivatkozik arra a -SharePoint rendszerben tárolt dokumentumra, melyre indítva lett a folyamat. Amennyiben a folyamat indításakor egy mérföldkő is meg volt adva, akkor létrejön egy másik feladat is az irodavezetőnek, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el. 3. Részteljesítés  4. ábra: részteljesítés munkafolyamata
A folyamat indítása után az irodavezető csoport feladatot kap, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el. A feladat hivatkozik arra a SharePoint rendszerben található dokumentumra, melyre indítva lett a folyamat. 4. Ajánlattevőknek dokumentum postázás és iktatás  5. ábra: ajánlattevőknek dokumentum postázás és iktatás munkafolyamata A folyamat indításakor az irodavezető annyi feladatot kap, amennyi ajánlattevő van a projekt mappában a folyamat indításakor kiválasztott típussal. A feladat, hogy a dokumentumot postázni kell és egyben iktatni is. Amennyiben a folyamat indításakor egy mérföldkő is meg volt adva, akkor létrejön egy másik feladat is az irodavezetőnek, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el. 5. Ajánlatkérőnek dokumentum postázás és iktatás  6. ábra: ajánlatkérőnek dokumentum postázás és iktatás munkafolyamata A SharePoint felületről induló folyamat indításakor az irodavezető feladatot kap, hogy a dokumentumot postázni kell és egyben iktatni is az megrendelőnek. Amennyiben a folyamat indításakor egy mérföldkő is meg volt adva, akkor létrejön egy másik feladat is az irodavezetőnek, hogy a mérföldkőben meghatározott kapcsolódó feladatokat lássa el. 2. Önkormányzati projektkezelő modul Az önkormányzati projekt SharePoint felületen található munkaterülete a következő menüszerkezettel rendelkezik:  7. ábra: önkormányzati projekt munkaterülete Projekt adatlapja A projekt adatlapja tartalmazza a megrendelő és a partner tanácsadó cég nevét. Kapcsolattartók Egy projekttel kapcsolatban a megrendelő több kapcsolattartóval rendelkezhet. Ebben a SharePoint rendszerben tárolt listában a kapcsolattartók adatai – név, intézmény, e-mailcím, telefon, fax, típus – adhatóak meg. Mérföldkövek A projektekhez kapcsolódó „mérföldköveket” tartalmazza feladati lista formájában, melynek tulajdonságai – megnevezés, időpont, felelős, státusz – megadhatók, illetve további megjegyzések beírhatók a SharePoint felületre. Önkormányzati projekt feladatai A projektekhez kapcsolódó feladatokat tartalmazó lista, ahol a feladat tárgya, felelőse, határideje, státusza, leírása valamint a kapcsolódó felettes feladata adható meg. Termék dokumentumai Belső dokumentumok Megrendelő által átadott dokumentumok Projekt dokumentumok A fenti SharePoint rendszerben lévő dokumentumtárakban – termék, belső, megrendelő által átadott, projekt – található dokumentumokat az alábbi tulajdonságok jellemzik:
- dokumentum leírása
- típusa
- megjegyzések
- módosítás dátuma
- módosító felhasználó
- verzió
- verzió megjegyzése
Töltse le a karaDox™ rendszer teljes leírását!
|
karaDox™ Projektkezelő
