|
A KARÁDI által SharePoint alapokon fejlesztett számlaengedélyező-modulban az adott vállalat számláinak és azok igazolásainak az elektronikus nyilvántartása valósul meg. A rendszer integrálva van az SAP-hoz, de az együttműködés természetesen más vállalatirányítási rendszerrel is megvalósítható. Belépés a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerbe A vállalati intranet rendszer felső hivatkozáspultján lévő Számlaigazolás elemet választva tud a felhasználó belépni a modulba. 1. ábra: belépés a rendszerbe A számlaengedélyezés szereplői és feladatai 1. pénzügyes, akinek a feladatai
- a számla rögzítése a SharePoint alapú iktató modulban
- a SharePoint alapú számlaengedélyezés modulban a specifikus adatok kitöltése
- a számlaengedélyezés, számlaigazolás folyamatának elindítása
- anyagszámla esetén a teljesítés igazolása
- a teljesítés megtörténte után a számla rögzítése az SAP-ban
- a teljesítés meg nem történte esetén a számla visszaküldése Számlaspecifikus adatok kitöltése A számlák a bal oldali sávon szereplő Számla hivatkozás segítségével érhetőek el a SharePoint felületen. Az itt megjelenő listában a számlát megkeresve, az Elem szerkesztése hivatkozás használatával módosítható a kiválasztott számla. 2. ábra: számla szerkesztésre történő megnyitása Ezt követően a SharePoint felületen megjelenő ablakban adhatóak meg a számla adatai, és a Mentés gomb segítségével a módosítások elmenthetőek. 3. ábra: számla adatainak megadása A számla kitöltés során az alábbi feltételeknek kell megfelelni: - Számlaszám, Fizetési határidő, Összeg mező megadása kötelező
- Ha a fizetés típusa Készpénz, akkor a Kifizető mező megjelenik és kitöltése kötelező
- Ha a számla típusa nem Anyag, akkor a Felelős kitöltése kötelező
- Ha a számla típusa Anyag, akkor a SAP Beszerzési rendelés mező kitöltése kötelező Teljesítés igazolása Anyagszámla esetén a pénzügyes ellenőrzi az SAP-ban a teljesítést. Amennyiben minden rendben van és meg van adva az SAP Beszerzési rendelés száma is, akkor a megfelelő számlaelem SharePoint felületen lévő megjelenítő lapja tetején található Ribbon menüben lévő Teljesítve folyamatindító gomb segítségével indítható el a teljesítés igazolása. 
4. ábra: teljesítés igazolása A felugró ablakban az SAP AP DOC No.: mezőben a teljesítéshez tartozó azonosító megadását követően
a Start gombbal hajtható végre a teljesítés a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben. 5. ábra: azonosító megadása teljesítéshez Teljesítés után az anyagszámla állapota Igazolva/Accepted lesz, az SAP állapota pedig Könyvelt/Posted státuszúra állítódik. Számlaigazoltatás folyamatának indítása Amennyiben az anyagszámla teljesítését a pénzügyes nem tudja eldönteni, akkor a beszerzési igazgató feladata a teljesítés igazolásának eldöntése. Ehhez el kell indítani a számlaigazolást a SharePoint alapú rendszerben. Ha szolgáltatás számláról van szó, akkor a teljesítést csak a felelős tudja igazolni, ezért ebben az esetben mindig a Számlaigazolás gombbal szükséges indítani a SharePoint által támogatott munkafolyamatot. A számlalistában a felhasználó megkeresi a megfelelő számlát és az Elem megtekintése hivatkozással megjelenítheti azt a SharePoint felületén. 7. ábra: számlaigazolás indítása - 1. lépés A fenti ábrán látható Számlaigazolás gombbal indítható a SharePoint rendszer által támogatott munkafolyamat, illetve az ezt követően megjelenő ablak Indítás gombjával. 8. ábra: számlaigazolás indítása - 2. lépés Miután megjelenik „A Számlaigazolás folyamat elindult” felirat, az ablak bezárható. Ha valamilyen oknál fogva nem indul el a folyamat, annak oka az ablakban megjelenik. 2. beszerzési igazgató, akinek a feladatai
- anyagszámla esetén, amennyiben az SAP szerinti teljesítés nem történt meg vagy eltérés van a
beérkezés, a rendelés és a számla között, akkor a teljesítés igazolása
- nem anyagszámla esetén a pecsételés Teljesítés igazolása A pénzügyes által el nem dönthető anyagszámlák teljesítésének igazolására a beszerzési igazgató egy feladatot kap, melyről e-mailértesítés is érkezik. A SharePoint alapú számlaengedélyező modul kezdőlapján a Nyitott feladataim listában, valamint a kérdéses számla elemmegjelenítő lapján, az alul található feladatok listában egy Teljesítés igazolása - Beszerzési igazgató megnevezésű feladat látható. Miután a beszerzési igazgató a számla SharePoint szerkesztőfelületén megadta a teljesítéshez szükséges adatokat, akkor a teljesítés feladatát le kell zárnia, melyet a feladat Elem szerkesztése után megjelenő felületén tud megtenni. 9. ábra: teljesítés igazolása - anyag A fenti ablakban a Teljesítés megtörtént mezőnél beállítható a megfelelő érték, illetve megjegyzés írható a feladathoz. Ezt követően a Feladat végrehajtásával befejeződik a feladat. Kiegészítés kérése Az előző ábrán a feladat alján található a Kiegészítés kérése gomb, melyre kattintva az alábbi ablak nyílik meg a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben. 10. ábra: kiegészítés kérése Itt megadható az értesítendő személy valamint a kérés, melyet követően az Indítás gombra kattintva elindítható a kiegészítés kérése folyamat, ami egy feladatot generál a SharePoint rendszerben az értesítendő személynek. Az értesítendő személy a feladat megnyitását követően a megjelenő ablakban kitölti a választ, majd a Mentés gombbal elküldi azt a kérés feladójának. 11. ábra: kiegészítés kérésének megválaszolása Pecsételés Lásd a számlafelelős feladatai címszó alatt. Értesítés számla befogadásáról Miután a teljesítés feladata lezárult a SharePoint alapokon fejlesztett számlaengedélyező rendszerben, a felelősök e-mailértesítést kapnak a számla befogadásáról. 3. számlafelelős, akinek a feladatai
- nem anyagszámla esetén a pecsételés
- nem anyagszámla esetén a teljesítés igazolása Pecsételés Amennyiben nem anyagszámláról van szó, a felelősnek vagy a beszerzési igazgatónak el kell végeznie a számla pecsételését a SharePoint rendszerben. A számlalistában meg kell keresni a megfelelő számlát és az Elem megtekintése hivatkozással megjeleníteni azt. 12. ábra: pecsételés indítása - 1. lépés A fent megjelenő ablakban a Pecsételés gomb segítségével indítható a SharePoint rendszer által támogatott munkafolyamat. 13. ábra: pecsételés indítása - 2. lépés A megjelenő ablakban meg kell adni a pecsétek adatait, majd menteni. Felül a számláról találhatóak információk, például az eddigi pecsétek százalékos összege. Ha több pecsétre van szükség, akkor a megnyíló ablakban az összegben alapértelmezésben a még pecsételhető % szerepel. Teljesítés igazolása A felelős feladata az adott számlán kitölteni a megfelelő adatokat. Meg kell adnia vagy az SAP megrendelésszámot vagy a SharePoint rendszerben lévő beszerzési rendelésszámot. A megfelelő számlaelem SharePoint felületen lévő megjelenítő lapján az alul található feladatok listában egy Teljesítés igazolása – Nem anyag megnevezésű feladat látható, ahol az Elem szerkesztése hivatkozással igazolható a teljesítés. 14. ábra: teljesítés igazolása - nem anyag Amennyiben a pecsétek összege nem 100%, akkor a számlaigazolás nem lehetséges, melyet a SharePoint felületen a piros színű felirat is jelez. Amennyiben helyes a pecsétek összege, a megjelenő ablakon a Teljesítés megtörtént mezőnél beállítható a megfelelő érték és megjegyzés is írható. Ezután a Feladat végrehajtásával befejeződik a feladat. Kiegészítés kérése Lásd a beszerzési igazgató feladatai címszó alatt. Értesítés számla befogadásáról Miután a teljesítés feladata lezárult, a felelősök e-mailértesítést kapnak a számla befogadásáról. Számlák kifizetettre álllítása - kifizetett számlák felvétele Ha egy számla kifizetésre került, akkor az SAP AP Doc No számát fel kell vinni a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerbe, a Kifizetett számlák felvétele menüpontban elérhető listába. 15. ábra: kifizetett számlák felvétele A SharePoint alapú rendszer az SAP AP Doc No azonosító alapján visszakeresi azt a számlát, melynél ez volt megadva az igazolásnál és amelyeknek a SAP állapota Könyvelt/Posted. Ha talál a feltételeknek megfelelőt, akkor átállítja az SAP állapotot Kifizetett/Paid állapotba. 16. ábra: visszakeresett számlák Azt, hogy sikerült-e a SharePoint alapú számlaengedélyező rendszerben megtalálni és feldolgozni az SAP AP Doc No azonosító alapján az adott számlát, azt a bal oldalt található menü Kifizettet számlák almenüpontján található listában ellenőrizheti le a felhasználó. Töltse le a karaDox™ rendszer teljes leírását!
|
karaDox™ Számlaengedélyező 3
