A Windows SharePoint Services bemutatása

A Windows SharePoint Services egy webes csoportmunka- környezet, amely a Microsoft .NET-keretrendszer kivételesen megbízható és jól felügyelhető platformjára épül. A Windows SharePoint Services birtokában elég egy webböngésző, hogy a felhasználók olyan virtuális munkaterületeket hozzanak létre és használjanak, ahol módjuk nyílik dokumentumoknak, vitafórumoknak, listáknak, körkérdéseknek és más fontos járulékos információknak, például a csoporttagok állapotának és jelenlétének a kezelésére. Javuló platformszolgáltatások, egyszerűbb rendszer, csökkenő költségek jellemzik.

Az informatikusok egyre nagyobb mértékben kénytelenek szembesülni a webes csoportmunka iránti igénnyel, ami az intranetes webhelyek kezelhetetlen elburjánzásához, növekvő költségekhez, és a rendszerek bonyolultabbá válásához vezet. A Windows SharePoint Services optimális egyensúlyt teremt a felhasználók számára nyújtott zavartalan, önkiszolgáló használati lehetőségek, valamint a skálázható, bővíthető és nagy teljesítményű felügyeleti környezet között, amely sokféle funkcióval van felruházva (például kvóták, tartalomzárolás, a helyek korának automatikus kezelése, más néven életciklus-kezelés stb.).

A Windows SharePoint Services segítségével eddig ismeretlen színvonalú fájltárolás érhető el, amely lehetővé teszi a közösségi csoportmunkát, és biztosítja a felhasználók számára a dokumentumokon, a feladatokon, a kapcsolattartókkal és az eseményekkel kapcsolatban végzett közös munka feltételeit. Emellett lehetővé teszi a csoportok és a webhelyek kezelői számára a webhely tartalmának és a felhasználók tevékenységének egyszerű felügyeletét. A SharePoint környezet kialakítása egyszerű és rugalmas bevezetésre, felügyeletre és alkalmazásfejlesztésre ad módot.

A SharePoint helyek webkijelzőkből és Windows ASP.NET alapú összetevőkből épülnek fel. A kijelzők arra szolgálnak, hogy a rendszergazdák és a felhasználók elhelyezzék őket az egyes webhelyeken, megadják a beállításaikat, ezáltal egész alkalmazások készíthetők el egy-egy oldalon. A Windows SharePoint Services számos használatra kész webkijelzőt tartalmaz.

A csoport mint közösség

A SharePoint helyek teret adnak a gondolatok, az ismeretek, a dokumentumok rögzítésének és megosztásának, a véleménycserének. A helyek lehetővé teszik, hogy a csoport tagjai kivegyék a részüket a vitákból, a dokumentumokon végzett közös munkákból, és felméréseken közöljék véleményüket. A SharePoint helyek tartalma egyaránt elérhető webböngészőkből és a webszolgáltatások igénybevételére képes ügyfélprogramokból. A dokumentumokhoz kapcsolódó csoportmunka-funkciók lehetővé teszik a dokumentumok egyszerű kivételét és beadását, valamint a verziókezelést.

Az egyén lehetőségeinek kiszélesítése

A SharePoint webhelyek tagjai e-mail és üzenetek segítségével megtalálhatják a fontos személyeket, szakértőket és kommunikálhatnak velük. A webhelyek tartalma egyszerűen kereshető, sőt a felhasználók értesítést is kaphatnak a dokumentumok és az információk módosulásáról, illetve ha új információkkal vagy dokumentumokkal bővült a hely. A SharePoint webhelyek tartalma és megjelenése felhasználónként testreszabható, webkijelzők segítségével célzott, konkrét témákra vonatkozó információk jeleníthetők meg az egyes felhasználók előtt.
A Microsoft Office programjai képesek használni a SharePoint helyek tartalmát. A helyek csoportmunkához kapcsolódó teljes tartalma (dokumentumok, listák, események, feladatok, tagsági táblázat) olvasható és módosítható a Microsoft Office Word, a Microsoft Office Excel és a Microsoft Office PowerPoint segítségével. A webes fényképtárak képeinek szerkesztésére is lehetőség nyílik. A Microsoft Office Outlook 2003 módot ad arra is, hogy a SharePoint helyek eseménynaptárait a személyes naptár mellett jelenítsék meg, értekezletspecifikus munkaterületek létrehozásával pedig a csoportok közös munkájának megszervezését könnyíti meg.

A vezetők munkájának elősegítése

A SharePoint helyekért felelős vezető a helyek tartalmának és formájának módosításával biztosíthatja, hogy a tagok hozzáférhessenek a munkájukhoz fontos és lényeges információkhoz. Szükség esetén figyelemmel követhető és moderálható a tagok hozzájárulása. A biztonság és a feladatok kiosztása egyszerre rugalmas és könnyen hozzáférhető. A SharePointban a jól megtervezett listák és a teljes helyek sablon formájában menthetők, így a szervezet bármely egyéne, csoportja és üzleti egysége újra felhasználhatja őket.

Felügyelet és üzemeltetés

A Windows SharePoint Services akár több ezer helyet is képes kiszolgálni egy szervezeten belül. Tökéletesen üzemeltethető terheléselosztással működő webfarmon és fürtözött adatbázison is. A hely- és kiszolgálókezelők kvótákat állíthatnak be, nemcsak a felhasználható tárolóhelyre, hanem a kiszolgálónkénti helyek és a helyenkénti felhasználók számára vonatkozóan is. A SharePoint helyek használata figyelemmel követhető, így az elavult helyek felismerhetők és kivonhatók a forgalomból. Sokféle biztonsági beállítás érhető el, és azok jól kézben tarthatók. A kiszolgálók kezelői a végfelhasználókat is felruházhatják a hely létrehozására való joggal. A SharePoint helyek és a kiszolgálók webböngésző, parancssori eszközök, illetve webszolgáltatásokkal elérhető objektummodell segítségével felügyelhetők.

A Windows SharePoint Services 3.0 az alábbi komponensekből épül fel:

Dokumentumtár

A megosztani kívánt dokumentumok vagy egyéb fájlok számára hozzon létre dokumentumtárat. A dokumentumtárak lehetővé teszik az almappák használatát, a fájlok verziószámozását, valamint a beadást és a kivételt.

Űrlaptár

XML alapú üzleti űrlapok, például állapotjelentések és megrendelések kezeléséhez űrlaptárat hozhat létre. Az űrlaptárakhoz a Windows SharePoint Services szolgáltatással kompatibilis XML-szerkesztő (például Microsoft Office InfoPath) szükséges.

Wikilapok tára

Wikilapok tárának létrehozásával egymáshoz kapcsolódó wikilapok gyűjteményét hozhatja létre. Ezek a laptárak képek, táblázatok, hivatkozások és wikialapú hivatkozások használatát is lehetővé teszik.

Képtár

A megosztani kívánt képek számára hozzon létre képtárat. A képtárak olyan speciális szolgáltatásokat kínálnak a képek kezeléséhez és megjelenítéséhez, mint a miniatűrök, a letöltési beállítások és a diavetítés.

Hirdetmények

Hírek, állapot és egyéb rövid információk közzétételéhez hirdetménylistát hozhat létre.

Névjegyalbum

A csoporttal együttműködő személyekhez, például az ügyfelek és a partnerek adatainak kezeléséhez (név, telefonszám, e-mail cím) névjegyalbum-listákat hozhat létre. A névjegyalbum-lista és a Windows SharePoint Services szolgáltatással kompatibilis névjegykezelő programok között megoszthatja a szükséges információt.

Vitafórum

A kérdések, problémák hírcsoportszerű megvitatásához vitafórumokat hozhat létre. A vitafórumok lehetővé teszik a hozzászólásláncok kezelését, biztosítva, hogy csak a jóváhagyott hozzászólások jelenjenek meg.

Hivatkozások

Weblapokra vagy más erőforrásokra mutató hivatkozások megosztásához hozzon létre hivatkozáslistát.

Naptár

A közelgő értekezletek, határidők és egyéb fontos események naptáralapú nézetének megjelenítéséhez hozzon létre naptárlistát. A naptár és a Windows SharePoint Services szolgáltatással kompatibilis esemény-nyilvántartó programok között megoszthatja a szükséges információt.

Feladatok

Ha követni szeretné a csoport által elvégzendő munkaelemeket, hozzon létre feladatlistát.

Projekttevékenységek

Projekttevékenység-lista létrehozásával grafikus alakban (Gantt-diagrammal) ábrázolhatja a saját vagy a csoport által elvégzendő munkaelem-csoportot. A lista a Windows SharePoint Services szolgáltatással kompatibilis bármely alkalmazásban megnyitható.

Problémakövetés

A problémák egy csoportjának kezeléséhez problémakövetési listát készíthet. A problémákat felmerülésüktől egészen a megoldásig nyomon követheti, kijelölheti a felelősöket, megadhatja a prioritásukat és így tovább.

Felmérés

Amennyiben körkérdést kíván intézni a webhely felhasználóihoz, hozzon létre felmérést. A felmérések segítségével gyorsan létrehozhatja a kérdéseket, továbbá meghatározhatja, hogy a felhasználók miként adhatják meg válaszaikat.

Egyéni lista

Saját oszlopok megadásához hozzon létre egyéni listát. A lista weblapként nyílik meg, és lehetővé teszi elemek egyenkénti hozzáadását és szerkesztését.

Egyéni lista Adatlap nézetben

Saját oszlopok megadásához hozzon létre egyéni listát. A lista számolótáblához hasonló formában jelenik meg, így lehetővé teszi a kényelmes adatbevitelt, szerkesztést és formázást. Ehhez a Windows SharePoint Services szolgáltatással kompatibilis listaadatlap-vezérlők és az ActiveX-vezérlők támogatása szükséges.

Táblázat importálása

Akkor importáljon táblázatot, ha rendelkezik olyan táblázattal, amely már tartalmazza a listában szerepeltetni kívánt oszlopokat és adatokat. Táblázat importálásához Windows SharePoint Services-kompatibilis táblázatkezelő program szükséges.

Egyszerű lap

Amennyiben egyszerű weblapot kíván hozzáadni a webhelyhez, hozzon létre egyszerű lapot. A lapot szöveg, képek és táblázatok hozzáadásával módosíthatja a böngészőprogram használatával.

Kijelzőlap

Ha egy vagy több kijelzőt megjelenítő weblapot szeretne hozzáadni a webhelyhez, hozzon létre kijelzőlapot. A kijelzők olyan hatékony weblapok készítését teszik lehetővé, amelyeken az aktuális webhely egy adott listanézetétől a webszolgáltatások által biztosított adatokig sokféle információt megjeleníthet.

Helyek és munkaterületek

Hozzon létre webhelyet vagy munkaterületet, ha új területre van szüksége az együttműködéshez, kommunikációhoz vagy tartalomtároláshoz. Így például létrehozhat csoportwebhelyet, ha közösen szeretne dolgozni egy új projekten, webnaplóhelyet információ-közzétételhez és a visszajelzések összegyűjtéséhez, illetve wikiwebhelyet egyéb információ rögzítéséhez.

A 10 legfontosabb érv a Microsoft Windows SharePoint Services használatba vétele mellett

1. A Windows SharePoint Services eddig ismeretlen színvonalú fájlmegosztásra ad módot

Eddig a fájlokat egyszerűen könyvtárakban gyűjtögették a felhasználók, a Windows SharePoint Services révén azonban beadási és kivételi funkciókat, verzió-nyilvántartást, egyéni metaadatokat és rugalmasan testreszabható nézeteket biztosító webhelyeken tárolhatják és kereshetik vissza a dokumentumokat. Mindig megtalálhatják az adatokat és megoszthatják őket egymással, nem kell félniük, hogy bármi is elveszik.

2. Sokféle információ osztható meg

A SharePoint helyeken többek között tárolhatók az eseménynaptárak, a kapcsolattartók adatai, internetes hivatkozások, vitafórumok, közzétehetők listák, közlemények. A Windows SharePoint Services révén olyan intelligens helyek hozhatók létre, ahol a felhasználók nem egyszerűen a fájlok mentésére szolgáló lehetőséghez jutnak hozzá: megoszthatják egymással az információkat, elvégezhetik a munkájukat.

3. A felhasználók megkapják azt a hatáskört, rugalmasságot és azokat a testreszabási lehetőségeket, amelyekre szükségük van

A felhasználók felruházhatók a SharePoint helyek létrehozására való joggal, engedélyezhető számukra a helyek tagságának szabályozása, a helyek használatának közvetlen figyelése, valamint a benyújtott tartalom moderálása. A SharePointban akár helysablonokat is létrehozhatnak, ezeket megoszthatják egymás között, így a helyekre épülő egyéni megoldások újrafelhasználhatók.

4. Az informatikusok megkapják azokat a felügyeleti eszközöket, amelyekre szükségük van

Annak ellenére, hogy a felhasználókra komoly hatáskör ruházható át, a Windows SharePoint Services módot ad annak figyelemmel követésére is, hogy milyen helyeket hoztak létre, ki azoknak a tulajdonosa, mennyi ideje áll használatlanul egy hely stb. A SharePointban kötelező érvényű kvóták írhatók elő a helyekre, a felhasználókra és a tárolóhely méretére vonatkozóan, megakadályozható, hogy a felhasználók bizonyos típusú fájlokat helyezzenek el a webhelyeken, valamint automatikusan töröltethetők a hosszabb ideig használatlanul maradó webhelyek.

5. A Windows SharePoint Services nagyvállalati léptékű használatra is alkalmas

A Windows SharePoint Services kiszolgálófarmokon is üzembe helyezhető. Itt több tízezer hely is működhet, több százezer felhasználó átlagos terhelése is kezelhető. A Windows SharePoint Services lehetővé teszi a webkiszolgálók terheléselosztását, valamint a kiszolgálók fürtözését, minden adatra (a konfigurációra, a dokumentumokra, a listákra) vonatkozóan.

6. Ha kezdetben a kicsi is elég, a Windows SharePoint Services egy számítógépen is működik

Annak ellenére, hogy a Windows SharePoint Services szerkezete a hatalmas méretű vállalati környezetekben való működőképességet szem előtt tartva készült, kiválóan alkalmazható kisvállalati, részlegszintű és próbaüzemelési környezetekben is.

7. A SharePoint webhelyek továbbfejleszthetők webkijelzők segítségével

A SharePoint webhelyek tulajdonosai és felhasználói elhelyezhetik az oldalakon a részükre biztosított webkijelzőket, amelyek segítségével új funkciókkal bővíthetik a már használt helyeket. Az ASP.NET-fejlesztők olyan webkijelzőket írhatnak, amelyek adathozzáféréssel, webszolgáltatásokkal és sok más alkalmazással és tartalommal egészítik ki a SharePoint helyeket.

8. A Windows SharePoint Services tetszés szerinti módon felügyelhető

A Windows SharePoint Services felügyeletéhez és kezeléséhez a telepítés után minden további nélkül hozzá lehet látni, akár webböngészővel, akár parancssori segédeszközökkel. A kiszolgálófarmok, a kiszolgálók és a helyek a Microsoft .NET keretrendszeren alapuló objektummodell és webszolgáltatások segítségével is felügyelhetők, így sokféle egyéni és külső fejlesztésű felügyeleti megoldás elkészítésére nyílik mód.

9. A Microsoft Office és a Windows SharePoint Services együtt kiválóan alkalmas rá, hogy betöltse a csoportmunka eszközének szerepét

A Windows SharePoint Services által nyújtott webszolgáltatásoknak köszönhetően a Microsoft Office-t alkotó programok (köztük a Microsoft Office Word, a Microsoft Office Excel, a Microsoft Office PowerPoint, a Microsoft Office InfoPath™ és a Microsoft Office OneNote™) natív módon képesek felhasználni a SharePoint helyeken tárolt információkat. A Microsoft Office programjai segítségével a felhasználók új tagokat vehetnek fel a helyekre, feladatokat oszthatnak ki, valamint e-mail és a jelenlétet észlelő valós idejű eszközök segítségével kommunikálhatnak a tagokkal, mindeközben nem kell megszakítaniuk a SharePoint helyeken tárolt dokumentumokon végzett munkájukat sem. A Microsoft Office Outlook módot ad a SharePoint helyeken tárolt naptárak és partnerlisták megtekintésére, illetve lehetőséget nyújt dokumentumszerkesztésre és értekezletszervezésre szolgáló helyek létrehozására.

10. A Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 segítségével rendszerezhetők és kezelhetők a helyek és a helyek tartalma

A Windows SharePoint Services nagyon sok, külön-külön hasznos helyet biztosít. A SharePoint Portal Server teremt kapcsolatot ezek között a helyek, illetve az emberek, a csoportok, az ismeretek és az alkalmazások között, intelligensen működő szervezetet alakítva ezzel ki. A Windows SharePoint Services telepítést kiegészítő funkcióinak köszönhetően lehetőség adódik többek között a helyek rendszerezésére és bejárására, a tartalom szerinti csoportosításra, a hírek célközönség szerinti kézbesítésére, a helyek személyre szabására, a szervezet egészére vonatkozó riasztások eljuttatására, a vállalati alkalmazások integrálására.